Byggfakta logo - RGB-orange

Hva er anbud, og hva betyr det for din bedrift? 

Her har vi samlet alt som bedrifter i byggebransjen bør vite om anbud.

Se vår prosjektdatabase
grouped-image-left

1. Den komplette veiledningen til anbud

Når offentlige organisasjoner og private virksomheter mottar støtte fra det offentlige, skal utføre byggearbeid, vil de i mange tilfeller gjennomføre et anbud. Anbud innebærer at oppdragsgivende organisasjon eller bedrift tilbyr kontrakten på arbeidet, slik at interesserte bedrifter kan gi tilbud på oppgaven. Det selskapet som tilbyr den beste prisen eller det mest fordelaktige budet vinner oppgaven.

På denne måten bidrar anbud til å sikre at private virksomheter har rettferdige og like muligheter til å løse offentlig finansierte bygg- og anleggsoppgaver. Slik sikrer også byggherren et konkurransedyktig tilbud på oppgaven. I denne veiledningen kan du lese mye mer om anbud, hvilke ulike anbudsformer som finnes, og hvordan du som bedrift i byggebransjen kan jobbe strategisk med tilbud på prosjekter i anbud.

opera-1

2. Hva er et anbud?

Et anbud refererer til en prosess der en oppdragsgiver tilbyr kontrakter for bygge- eller anleggsarbeider, og som bedrifter kan gi tilbud på. Et anbud er derfor et tilbud på en tjeneste som en utbygger må ha utført innen en fastsatt tid til best mulig pris.

I anbud inviteres flere virksomheter til å gi et bindende tilbud på oppdraget. Derfor er anbud essensielt for bedrifter i byggebransjen, da de er i en aktiv inngang for å vinne nye oppdrag.

Dersom du som bedrift ønsker å by på en oppgave i et anbud, så er anbudsmaterialet helt avgjørende. I anbudsmaterialet finner du blant annet hvilke krav din bedrift må leve opp til for å bli vurdert for oppgaven. Du finner også en utdypende beskrivelse av oppgaven, slik at du er utstyrt med all nødvendig informasjon for å gi et godt og realistisk tilbud.

Det overordnede formålet med å gjennomføre anbud er å sikre best mulig løsning til best mulig pris. Derfor velges vinneren av et anbud på grunnlag av forhåndsbestemte kriterier, som enten er basert på den beste prisen eller det mest fordelaktige budet.

3. Lover og regler på anbud

Dersom du jobber med anbud på en eller annen måte, er det avgjørende å kjenne til de ulike lover og regler som gjelder for anbudsområdet. Det er i utgangspunktet to lovverk du må forholde deg til: tilbudsloven og anbudsloven. Lov om offentlige anskaffelser gjelder for bygge- og anleggsprosjekter. Prosjektene er utgitt av offentlige organisasjoner eller private virksomheter med tilknytning til offentlig sektor, hvor verdien ikke overstiger EUs gjeldende terskel.


Dersom bestillingsverdien overstiger EU-terskelen, trer lov om offentlige anskaffelser i kraft – der EUs direktiver om offentlige anskaffelser er implementert. Dette innebærer blant annet at oppdraget skal leveres i et EU-anbud, slik at bedrifter i hele forbundet har like muligheter til å by på oppdraget.

Ønsker du å bli klokere på loven om offentlige anskaffelser kan du lese Forbruker- og Konkurransetilsynets veiledning til reglene for offentlige anskaffelser, som du finner her.




01

4. Hvilke anbudsformer finnes?


Når en oppdragsgiver ønsker å levere en anbudskontrakt, kan oppdragsgiver velge mellom flere tilbudsformer. Offentlige organisasjoner eller private virksomheter som er underlagt lov om offentlige anskaffelser kan velge mellom å gjennomføre enten et offentlig eller et begrenset anbud. Hvis verdien av ordren er mindre enn den gjeldende terskelen på tre millioner, kan oppdragsgiver velge å innhente tilbud ved direkte tilbud.

Private virksomheter uten økonomisk tilknytning til offentlig sektor står fritt til å velge mellom de tre anbudsformene, men det er mest vanlig at de tilbyr prosjekter gjennom begrensede eller direkte anbud.

02

Hva er et offentlig anbud?

Når en oppdragsgiver gjennomfører et offentlig anbud, er det mulig for enhver interessert bedrift å by på kontrakten. Oppdragsgiver kan imidlertid kreve at du som tilbyder dokumenterer hvordan du teknisk og økonomisk er i stand til å løse oppgaven. Det kan for eksempel være at du må forklare at din bedrift har kapasitet til å håndtere oppgaven, eller at du lever opp til spesifikke miljøkrav.

Siden alle virksomheter kan by på offentlige anbud, er det typisk en hard og bred konkurranse om oppgaven. Det krever mye ressurser for oppdragsgiver, som skal håndtere de mange anbudene, og for tilbydere som skal sette sammen et anbud på en oppgave du absolutt ikke kan være sikker på å vinne. Som budgiver vet du ikke hvor mange det er på budet, og derfor er det vanskelig å vurdere muligheten for å vinne i offentlige anbud.

Skal du skrive tilbud på et offentlig anbud, er det avgjørende at du skriver godt og nøyaktig.

Hvis utvelgelseskriteriet for anbudet er laveste pris, fokuserer du mest på å skru sammen et billig tilbud. Dersom utvelgelseskriteriet derimot er det mest fordelaktige budet, bør du gjøre en ekstra innsats for å beskrive hvorfor du er best til å løse oppgaven – her legger oppdragsgiver vekt på mye mer enn bare prisen.

03

Hva er et begrenset anbud?

Kjennetegnet ved et begrenset anbud er at oppdragsgiver begrenser antall tilbydere. Her er det ikke mulig for alle å gi tilbud på oppgaven. Oppdragsgiver kan avgrense tilbudsfeltet på to måter: enten kan oppdragsgiver ha en prekvalifisering som kvalifiserer de mest opplagte virksomhetene til å levere tilbud. Det andre alternativet er å kontakte en rekke selskaper og invitere dem direkte til tilbudsfasen.

Slik fungerer et begrenset anbud med prekvalifisering

Når oppdragsgiver gjennomfører et begrenset anbud med prekvalifiseringsrunde, består anbudet av to faser: en prekvalifiseringsfase og en anbudsfase. Et begrenset anbud med prekvalifisering gir derfor oppdragsgiver mulighet til å søke bredt i markedet og deretter kvalifisere de virksomhetene som er best egnet til å utføre oppgaven. En oppdragsgiver som er underlagt anbudsloven skal prekvalifisere minst fem virksomheter til anbudsfasen. Oppdragsgiver kan imidlertid prekvalifisere et mindre antall dersom ikke alle søkere oppfyller kravene for å gå videre til anbudsfasen.

Oppdragsgiver kvalifiserer foretak for anbudsfasen ut fra konkrete vilkår og kriterier som typisk vil fremgå av anbudskunngjøringen. Oppdragsgiver kan for eksempel kreve at søkere overholder miljøkrav og etiske prinsipper. Oppdragsgiver kan også vurdere virksomhetene på andre faktorer som størrelsen på omsetningen eller antall sammenlignbare referanseprosjekter. Derfor kan du godt risikere at du ikke blir prekvalifisert, selv om du lever opp til kravene, fordi oppdragsgiver har vurdert at andre søkere er bedre kvalifisert til å løse oppgaven enn deg.

Konkurransen om å bli prekvalifisert kan være hard. Derfor handler det mye om å argumentere saklig for sin sak, og overbevise oppdragsgiver om at de gjør klokt i å prekvalifisere akkurat din bedrift for anbudsfasen. Du skal ikke levere tilbud på selve tjenesten, men vise at du har nødvendig kompetanse og ressurser til å utføre oppgaven. Gjør derfor noe ekstra ut av søknaden, sett opp dokumentet pent, skriv en utfyllende beskrivelse av virksomheten din og sørg for at teksten i forespørselen er korrekt og lett å forstå. På denne måten gir du et godt og profesjonelt førsteinntrykk.

Dersom du blir prekvalifisert for anbudsfasen, kan du se frem til å motta tilbudsmaterialet fra oppdragsgiver. Om ikke må du se deg om etter nye, relevante anbud. Det kan også være en idé å kontakte oppdragsgiver og etterspørre hvorfor du ikke var prekvalifisert. På den måten kan du samle viktig informasjon som du kan ha nytte av neste gang du sliter med en prekvalifisering.

Når du er prekvalifisert, vil oppdragsgiver sende deg hele anbudsmaterialet. Her finner du all informasjon du trenger med tanke på å utarbeide tilbud på oppgaven. Det er imidlertid viktig at du er kritisk til anbudsmaterialet, da du ikke har plikt til å levere tilbud selv om du er prekvalifisert.

Det er først når du mottar det endelige anbudsmaterialet du kan vurdere om det er økonomi i å løse oppgaven, om du har nødvendig kapasitet tilgjengelig og om du har en reell sjanse til å vinne det endelige prosjektet. Om ikke, må du droppe tilbudet og finne et annet anbud som kan passe bedre for dere. Det er nemlig langt større ressurskostnader forbundet med å levere tilbud i anbudsfasen enn ved å be om prekvalifisering.

Dette betyr imidlertid ikke at du og din bedrift må by på alle begrensede prekvalifiserte anbud. Dette fordi det kan gi et dårlig inntrykk for oppdragsgiver dersom du har løpt flere ganger fra anbudsfasen. I stedet bør du vurdere hvordan du målretter anbudsjakten.

04

Hva er et underhåndsbud?

Underhåndsbud er en mer uformell form for anbudsinnhenting, hvor oppdragsgiver ber om tilbud fra ett eller flere firmaer uten å holde anbud. Det er med andre ord ingen offisiell konkurranse om å vinne oppgaven, på samme måte som de alminnelige saksbehandlingsreglene for anbud heller ikke gjelder. Dette innebærer blant annet at tilbudene ikke må innhentes samtidig og at oppdragsgiver står fritt til å forhandle med de ulike tilbyderne.

For oppdragsgivere som er underlagt lov om offentlige anskaffelser er det kun mulig å innhente direkte anbud dersom bygge- og anleggsarbeidene har en samlet verdi på under 3 millioner kroner. Dersom beløpet for totalentreprisen overstiger dette, skal oppdraget ut på anbud. Oppdragsgiver kan maksimalt innhente tilbud fra tre selskaper. Oppdragsgiver kan imidlertid innhente et fjerde anbud dersom denne leverandøren har base utenfor oppdragsgivers nærområde og at denne er informert på forhånd.

Ved direktetilbud er det oppdragsgiver selv som henvender seg til virksomheter. Derfor er det ofte selskapene som oppdragsgiver allerede kjenner i sitt nettverk som tilbys oppgavene ved direkte bud. Drømmer du om å bli kontaktet av byggherrer med underhåndsbud, så er det avgjørende å kjenne de rette og at de rette kjenner deg.

05
 

Hva er et innkalt anbud?

En anbudsinnbydelse er et begrenset anbud uten prekvalifiseringsfase. Her er det dermed ikke mulig for alle å be om å bli prekvalifisert for anbudsfasen. I stedet søker oppdragsgiver selv i markedet etter aktuelle virksomheter og inviterer dem til å gi tilbud på oppgaven. Denne anbudsformen kan imidlertid ikke benyttes ved anbud som overstiger EU-terskelverdien.

Når private virksomheter som ikke er underlagt reglene i lov om offentlige anskaffelser skal ha utført større bygg- og anleggsoppgaver som for eksempel nytt hovedkontor, bruker de typisk det innbudte tilbudet som anbudsskjema. I stedet for kun å innhente ett enkelt tilbud fra én entreprenør inviterer de et utvalg entreprenører til å by på oppgaven for å skape en gunstig konkurranse. Dette kan bidra til å sikre oppdragsgiver en bedre pris eller et bedre prosjekt.

Mens private virksomheter som utgangspunkt kan velge hvordan de gjennomfører anbudet, skal offentlige organisasjoner forholde seg til reglene i lov om offentlige anskaffelser. Dette innebærer blant annet at de skal invitere minst tre bedrifter til anbudet, hvorav minst én skal ha base utenfor oppdragsgivers nærområde.

Uansett om det er en offentlig eller privat virksomhet, kan du kun inviteres til anbud dersom oppdragsgiver kjenner deg og din virksomhet. Derfor, hvis du ønsker å få tak i oppgaver som tilbys i innkalte anbud, spiller nettverk og omdømme en stor rolle.

Men du kan ta en snarvei til de inviterte anbudene ved å ha innblikk i hvilke inviterte anbud som ligger på tegnebrettet rundt om i landets bedrifter og offentlige organisasjoner. Den innsikten får du blant annet med Byggfaktas prosjektdatabase.

5. Hvem gjennomfører anbud?

Både organisasjoner og private virksomheter gjennomfører anbud, men de er underlagt ulike regler. For mens det i de fleste tilfeller er opp til de private virksomhetene selv å avgjøre om de vil levere en oppgave på anbud eller ikke, er organisasjoner i forhold til offentlig sektor underlagt en rekke konkrete regler for å sikre rettferdig konkurranse.

Selv om private bedrifter typisk ikke er pålagt å levere tilbud, benytter mange seg likevel av muligheten. Det gir god mening både med tanke på pris og kvalitet å la flere bedrifter konkurrere om å løse oppgaven. Private byggherrer kan også frivillig velge å følge reglene i anbudsloven – det må bare komme frem av anbudsmaterialet for anbudet.

barcode

Hvem skal følge lov om offentlige anskaffelser?
De fleste organisasjoner og virksomheter knyttet til offentlig sektor er omfattet av lov om offentlige anskaffelser når de tilbyr kontrakter på bygg- og anleggsarbeider. Det skilles mellom fire typer oppdragsgivere, som skal følge anskaffelseslovens regler.

Offentlige myndigheter
Offentlige myndigheter omfatter staten, regionene og kommunene.

Offentligrettslige organer
Begrepet offentligrettslige organer brukes kun i forbindelse med tilbud og anbud. Offentligrettslige organer omfatter organisasjoner og selskaper som enten kontrolleres av myndighetene eller som drives uten næringsformål. Dersom et offentlig eid selskap drives for et kommersielt formål, er det ikke nødvendigvis omfattet av anbudsreglene.

grouped-image-right

Private byggherrer med prosjekt støttet av offentlige midler
Uansett om det er en stor privat bedrift eller et lite andelsboligbyggelag, er du omfattet av tilbudslovens regler dersom du mottar støtte til det konkrete bygge- og anleggsprosjektet. Dette gjelder uansett hvor stor eller liten støtten er.

Hoved- og totalentreprenører, som tilbyr tilbud på underentreprise i forbindelse med offentlig prosjekt
Hoved- og totalentreprenører skal forholde seg til lov om offentlige anskaffelser dersom de innhenter tilbud fra underleverandører. Dette gjelder imidlertid kun offentlige eller offentlig støttede prosjekter utført her i landet for en tilbyder som hoved- eller totalentreprenøren har direkte ansvar for.

6. Hvilke oppdrag sendes ut på anbud?

Ethvert bygge- og anleggsprosjekt kan sendes ut på anbud. Det kan for eksempel være regionen som skal ha bygget nytt legesenter, kommunen som skal ha bygd sykkelvei eller staten som skal pusse opp en bro.

Alle kontraktstyper omfattes av lov om offentlige anskaffelser, og kontrakter settes derfor ut på både totalentrepriser, hovedentrepriser og fagentrepriser.

Derfor spiller anbud en betydelig rolle i tilnærmingen av oppgaver i de fleste bedrifter i byggebransjen. Alt fra lokale håndverksbedrifter til internasjonale entreprenørkonsern vinner oppdrag ved å levere anbud på anbud.

Hvis den totale ordreverdien for en byggekontrakt tildelt av en offentlig oppdragsgiver overskrider gjeldende EU-terskel, er anbudet omfattet av lov om offentlige anskaffelser. Dette innebærer blant annet at oppdraget skal leveres i et EU-anbud, slik at alle virksomheter i EU kan by på oppdraget.





7. Anbud sikrer oppdragsgiver den beste løsningen

Det er mange gode grunner til at oppdragsgivere gjennomfører anbud – selv om du som oppdragsgiver ikke er omfattet av anbudsloven.
Anbud er først og fremst med på å sikre rettferdig konkurranse i markedet, og at oppdragsgiver får det beste tilbudet på oppgaven. Men det er andre fordeler forbundet med å la flere tilbydere konkurrere om jobben, og det er grunnen til at mange private bedrifter ofte leverer bygge- og anleggsjobbene sine på anbud.

En betydelig fordel er at tilbydere typisk anslår en bedre pris for tjenesten når de er i konkurranse om oppgaven. Derfor sikrer både offentlige og begrensede anbud en konkurransedyktig pris på tjenesten.

I tillegg vil oppdragsgiver motta løsningsforslag for oppgaven, som verken de selv eller deres faste samarbeidspartnere ville kommet frem til. Ved å levere en kontrakt på anbud får private bedrifter flere ulike tilbud, og avhengig av hvilke kriterier de har satt for konkurransen, kan de velge det anbudet som best løser deres utfordring.

8. Hvordan jobbe strategisk med anbud

Anbud er avgjørende for tilnærming av oppgaver i bedrifter i byggebransjen, og derfor må du tilnærme deg arbeidet med anbud på en strategisk måte. Dette gjør du ved å målrette innsatsen mot å vinne anbud og ved å få anbudene på forhånd.

AdobeStock_270531436

Målrett innsatsen din

Det er en omfattende oppgave å levere gode tilbud på anbud og være prekvalifisert for de riktige prosjektene, og det kan derfor fort bli en kostbar belastning om man ikke drar oppgavene i land. Derfor skal du ikke by på alle oppgavene du tror du kan løse. I stedet må du etablere en strategi for hvilke prosjekter din bedrift bør gå målrettet etter å legge inn tilbud på.

Din strategi må inneholde betraktninger om hvor i landet oppgavene skal ligge, hvilke oppgaver du som bedrift er best til å løse, på hvilke områder du har sterkest referanser, hva slags oppgaver du har ambisjoner om å løse i fremtiden og hva den økonomiske gevinsten ved å vinne bør være.

Ved å fokusere innsatsen kan du øke antall vinnende bud, og begrense tiden du bruker på å utarbeide bud for oppgaver du ikke vinner.

AdobeStock_495797871

Få anbudene på forhånd

Byggeprosjekter kan ligge på tegnebrettet, flere år før de sendes ut på anbud, og du kan derfor vite om prosjekter lenge før anbudet publiseres.

Det betyr at du som bedrift kan sette deg ned og planlegge tid, ressurser og aktiviteter basert på de prosjektene du vet skal ut på anbud i nær fremtid. Det sikrer ikke bare at du er i forkant av anbudene som er relevante for din virksomhet. Det betyr også at du har et grunnlag for å ta strategiske beslutninger om hvilke nye markeder din bedrift skal gå inn i, i fremtiden.

Viser det seg for eksempel at det er en nasjonal boom innen renovering av svømmehaller, så kan din bedrift gjøre lurt i å bygge opp referanser og kompetanse innenfor renovering av idrettsanlegg. På denne måten kan du i god tid sikre deg grunnlaget som vil vinne dine bedriftsoppgaver innenfor et nytt, strategisk forretningsområde.

For å ligge i forkant av anbud og tilbud er det nødvendig å kjenne dem på forhånd, og det kan Byggfaktas prosjektdatabase SMART hjelpe deg med.

Hvem skal jobbe strategisk med tilbud og anbud?
Enten du er rådgiver, entreprenør, håndverker eller leverandør, kan du og din bedrift oppnå stor forretningsverdi ved å være bevisst på kommende og aktuelle anbud. Derfor bør enhver bedrift i byggebransjen jobbe strategisk med anbud og tilbud.

Få tilgang til Norges største Prosjektdatabase

9. Her finner du anbud og tilbud

Oppdragsgivere underlagt lov om offentlige anskaffelser har plikt til å offentliggjøre offentlige og begrensede anbud med prekvalifisering, slik at interesserte virksomheter kan få kjennskap til anbudet. For å offentliggjøre tilbudet benytter oppdragsgiver en tilbudsannonse. En tilbudsannonse er typisk en kort kunngjøring, som inneholder generell informasjon om oppdraget, frist for innlevering av tilbud eller krav om prekvalifisering, krav til tilbyder, kontaktinformasjon på oppdragsgiver og lenke til anbudsmateriale.

Oppdragsgiver står fritt til å legge ut hvor tilbudsannonsen publiseres, og de kan derfor publiseres i pressen, på nettmedier, på oppdragsgivers nettsider eller på nettsider som har spesialisert seg på publisering av tilbud.

Ettersom oppdragsgiver kan publisere anbudsannonser i mange ulike medier, er det vanskelig å holde seg oppdatert på aktuelle anbud og tilbud. I tillegg til å holde øye med aktuelle anbud i aviser og på nettsider, bør du også sette deg inn i kommende anbud for å være i forkant. Du kan få et innblikk i de kommende anbudene ved å snakke med ulike byggherrer om hvilke prosjekter som planlegges, og ved å lese gjennom saksliste og møtereferater fra offentlige myndigheter. Det er en tung oppgave, og det kan derfor være en god investering å melde seg på tjenester som gir en samlet oversikt over aktuelle anbud og tilbud.

01

10. Dette må du vite før du leverer anbud på prosjekter

Det er en ressurstung oppgave å jobbe med tilbud. For det første tar det mange timer ved pulten å utarbeide et godt og velskrevet tilbud, og ofte vil flere i bedriften måtte sette av tid til å utvikle tilbudet, lese tilbudsmaterialet og beregne forretningspotensialet. Samtidig er det alltid en risiko for at du ikke vinner oppdrag.

Bygg derfor ikke på noe med hodet under armen, men målrett budet ditt etter en bestemt type oppgave som du har større sjanse til å vinne.

02

Du må kunne levere på referanser og kompetanse

Når oppdragsgiver vurderer tilbudene, ser de i stor grad etter om du lever opp til vilkårene som står i anbudsmaterialet. Dette handler typisk om å vise klienten at du kan håndtere oppgaven, og du gjør dette mest effektivt ved å vise hvordan du allerede har løst lignende oppgaver. Kan du ikke det bør du vurdere å droppe tilbudet, for da blir det i mange tilfeller en for stor utfordring å bli vurdert for oppgaven.

Du bør derfor velge anbud som omhandler oppgaver du allerede har kompetanse og erfaring til å løse. Hvis du ønsker å begi deg ut i nye markeder hvor du ennå ikke kan vise referanseprosjekter, bør du ta strategiske grep ved å målrettet bygge referanser og kompetanse på feltet.

03

Vær i forkant

Det kan være uhåndterlig for en travel håndverksbedrift eller et lite designstudio å forholde seg til aktuelle anbud når det alltid er hus å bygge og bygninger å designe. Derfor er det absolutt ikke alle bedrifter i byggebransjen som setter av ressurser til anbud.

Men tilbud bør prioriteres fordi det er avgjørende for tilnærmingen til nye oppgaver. Derfor bør du kjenne til fremtidige anbud som er relevante for din virksomhet slik at du i god tid kan sette av nødvendige ressurser til å skrive tilbud og be om prekvalifisering.