Hvis verdien av ordren er mindre enn den gjeldende terskelen på tre millioner, kan oppdragsgiver velge å innhente tilbud ved direkte tilbud.
Private virksomheter uten økonomisk tilknytning til offentlig sektor står fritt til å velge mellom de tre anbudsformene, men det er mest vanlig at de tilbyr prosjekter gjennom begrensede eller direkte anbud.
1. Offentlig anbud
Når en oppdragsgiver gjennomfører et offentlig anbud, er det mulig for enhver interessert bedrift å by på kontrakten. Oppdragsgiver kan imidlertid kreve at du som tilbyder dokumenterer hvordan du teknisk og økonomisk er i stand til å løse oppgaven. Det kan for eksempel være at du må forklare at din bedrift har kapasitet til å håndtere oppgaven, eller at du lever opp til spesifikke miljøkrav.
Siden alle virksomheter kan by på offentlige anbud, er det typisk en hard og bred konkurranse om oppgaven. Det krever mye ressurser for oppdragsgiver, som skal håndtere de mange anbudene, og for tilbydere som skal sette sammen et anbud på en oppgave du absolutt ikke kan være sikker på å vinne. Som budgiver vet du ikke hvor mange det er på budet, og derfor er det vanskelig å vurdere muligheten for å vinne i offentlige anbud.
Skal du skrive tilbud på et offentlig anbud, er det avgjørende at du skriver godt og nøyaktig.
Hvis utvelgelseskriteriet for anbudet er laveste pris, fokuserer du mest på å skru sammen et billig tilbud. Dersom utvelgelseskriteriet derimot er det mest fordelaktige budet, bør du gjøre en ekstra innsats for å beskrive hvorfor du er best til å løse oppgaven – her legger oppdragsgiver vekt på mye mer enn bare prisen.
2. Begrenset anbud?
Kjennetegnet ved et begrenset anbud er at oppdragsgiver begrenser antall tilbydere. Her er det ikke mulig for alle å gi tilbud på oppgaven. Oppdragsgiver kan avgrense tilbudsfeltet på to måter: enten kan oppdragsgiver ha en prekvalifisering som kvalifiserer de mest opplagte virksomhetene til å levere tilbud. Det andre alternativet er å kontakte en rekke selskaper og invitere dem direkte til tilbudsfasen.
Slik fungerer et begrenset anbud med prekvalifiseringNår oppdragsgiver gjennomfører et begrenset anbud med prekvalifiseringsrunde, består anbudet av to faser: en prekvalifiseringsfase og en anbudsfase. Et begrenset anbud med prekvalifisering gir derfor oppdragsgiver mulighet til å søke bredt i markedet og deretter kvalifisere de virksomhetene som er best egnet til å utføre oppgaven. En oppdragsgiver som er underlagt anbudsloven skal prekvalifisere minst fem virksomheter til anbudsfasen. Oppdragsgiver kan imidlertid prekvalifisere et mindre antall dersom ikke alle søkere oppfyller kravene for å gå videre til anbudsfasen.
Oppdragsgiver kvalifiserer foretak for anbudsfasen ut fra konkrete vilkår og kriterier som typisk vil fremgå av anbudskunngjøringen. Oppdragsgiver kan for eksempel kreve at søkere overholder miljøkrav og etiske prinsipper. Oppdragsgiver kan også vurdere virksomhetene på andre faktorer som størrelsen på omsetningen eller antall sammenlignbare referanseprosjekter. Derfor kan du godt risikere at du ikke blir prekvalifisert, selv om du lever opp til kravene, fordi oppdragsgiver har vurdert at andre søkere er bedre kvalifisert til å løse oppgaven enn deg.
Konkurransen om å bli prekvalifisert kan være hard. Derfor handler det mye om å argumentere saklig for sin sak, og overbevise oppdragsgiver om at de gjør klokt i å prekvalifisere akkurat din bedrift for anbudsfasen. Du skal ikke levere tilbud på selve tjenesten, men vise at du har nødvendig kompetanse og ressurser til å utføre oppgaven. Gjør derfor noe ekstra ut av søknaden, sett opp dokumentet pent, skriv en utfyllende beskrivelse av virksomheten din og sørg for at teksten i forespørselen er korrekt og lett å forstå. På denne måten gir du et godt og profesjonelt førsteinntrykk.
Dersom du blir prekvalifisert for anbudsfasen, kan du se frem til å motta tilbudsmaterialet fra oppdragsgiver. Om ikke må du se deg om etter nye, relevante anbud. Det kan også være en idé å kontakte oppdragsgiver og etterspørre hvorfor du ikke var prekvalifisert. På den måten kan du samle viktig informasjon som du kan ha nytte av neste gang du sliter med en prekvalifisering.
Når du er prekvalifisert, vil oppdragsgiver sende deg hele anbudsmaterialet. Her finner du all informasjon du trenger med tanke på å utarbeide tilbud på oppgaven. Det er imidlertid viktig at du er kritisk til anbudsmaterialet, da du ikke har plikt til å levere tilbud selv om du er prekvalifisert.
Det er først når du mottar det endelige anbudsmaterialet du kan vurdere om det er økonomi i å løse oppgaven, om du har nødvendig kapasitet tilgjengelig og om du har en reell sjanse til å vinne det endelige prosjektet. Om ikke, må du droppe tilbudet og finne et annet anbud som kan passe bedre for dere. Det er nemlig langt større ressurskostnader forbundet med å levere tilbud i anbudsfasen enn ved å be om prekvalifisering.
Dette betyr imidlertid ikke at du og din bedrift må by på alle begrensede prekvalifiserte anbud. Dette fordi det kan gi et dårlig inntrykk for oppdragsgiver dersom du har løpt flere ganger fra anbudsfasen. I stedet bør du vurdere hvordan du målretter anbudsjakten.
3. Underhåndsbud
Underhåndsbud er en mer uformell form for anbudsinnhenting, hvor oppdragsgiver ber om tilbud fra ett eller flere firmaer uten å holde anbud. Det er med andre ord ingen offisiell konkurranse om å vinne oppgaven, på samme måte som de alminnelige saksbehandlingsreglene for anbud heller ikke gjelder. Dette innebærer blant annet at tilbudene ikke må innhentes samtidig og at oppdragsgiver står fritt til å forhandle med de ulike tilbyderne.
For oppdragsgivere som er underlagt lov om offentlige anskaffelser er det kun mulig å innhente direkte anbud dersom bygge- og anleggsarbeidene har en samlet verdi på under 3 millioner kroner. Dersom beløpet for totalentreprisen overstiger dette, skal oppdraget ut på anbud. Oppdragsgiver kan maksimalt innhente tilbud fra tre selskaper. Oppdragsgiver kan imidlertid innhente et fjerde anbud dersom denne leverandøren har base utenfor oppdragsgivers nærområde og at denne er informert på forhånd.
Ved direktetilbud er det oppdragsgiver selv som henvender seg til virksomheter. Derfor er det ofte selskapene som oppdragsgiver allerede kjenner i sitt nettverk som tilbys oppgavene ved direkte bud. Drømmer du om å bli kontaktet av byggherrer med underhåndsbud, så er det avgjørende å kjenne de rette og at de rette kjenner deg.
4. Innkalt anbud
En anbudsinnbydelse er et begrenset anbud uten prekvalifiseringsfase. Her er det dermed ikke mulig for alle å be om å bli prekvalifisert for anbudsfasen. I stedet søker oppdragsgiver selv i markedet etter aktuelle virksomheter og inviterer dem til å gi tilbud på oppgaven. Denne anbudsformen kan imidlertid ikke benyttes ved anbud som overstiger EU-terskelverdien.
Når private virksomheter som ikke er underlagt reglene i lov om offentlige anskaffelser skal ha utført større bygg- og anleggsoppgaver som for eksempel nytt hovedkontor, bruker de typisk det innbudte tilbudet som anbudsskjema. I stedet for kun å innhente ett enkelt tilbud fra én entreprenør inviterer de et utvalg entreprenører til å by på oppgaven for å skape en gunstig konkurranse. Dette kan bidra til å sikre oppdragsgiver en bedre pris eller et bedre prosjekt.
Mens private virksomheter som utgangspunkt kan velge hvordan de gjennomfører anbudet, skal offentlige organisasjoner forholde seg til reglene i lov om offentlige anskaffelser. Dette innebærer blant annet at de skal invitere minst tre bedrifter til anbudet, hvorav minst én skal ha base utenfor oppdragsgivers nærområde.
Uansett om det er en offentlig eller privat virksomhet, kan du kun inviteres til anbud dersom oppdragsgiver kjenner deg og din virksomhet. Derfor, hvis du ønsker å få tak i oppgaver som tilbys i innkalte anbud, spiller nettverk og omdømme en stor rolle.
Men du kan ta en snarvei til de inviterte anbudene ved å ha innblikk i hvilke inviterte anbud som ligger på tegnebrettet rundt om i landets bedrifter og offentlige organisasjoner. Den innsikten får du blant annet med Byggfaktas prosjektdatabase.